KSAO tehostaa kykyään palvella opiskelijoitaan vielä paremmin – yrityselämän Lean-opit nyt myös KSAOssa.

Mitä KSAO haluaa parantaa?

KSAO haluaa parantaa ja uudistaa toimintaansa uuden ammatillisen koulutuksen lain sekä valtakunnallisten toimintamallien mukaiseksi. Tavoitteena on asiakaslähtöinen ja yhtenäinen, Lean-ajattelun mukainen toimintamalli, jossa asiakkaat ja henkilöstö ovat mukana parantamisessa.

Uudistunut toiminta näkyy asiakkaille siten, että koulutuksiin voi hakeutua jatkuvasti ja niitä voi alkaa työelämän tarpeiden mukaan, opinnot suunnitellaan opiskelijan yksilöllisten tavoitteiden mukaisesti, jolloin ammattiin voidaan valmistua ja siirtyä työelämään joustavasti läpi vuoden.

Parantamisprosesseja on tällä hetkellä meneillään eri vaiheissa paljon. Niitä ovat mm. osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen prosessi sekä oppisopimusprosessi, sisäinen viestintä ja perehdyttäminen sekä työnkuvat.

Mitä Lean tarkoittaa?

Lean-ajattelu on johtamisfilosofia, joka keskittyy tuottamattomien toimintojen (hukan) poistamiseen. Tavoitteena on parantaa asiakas- ja työtyytyväisyyttä tuottamalla oikea määrä, oikeaa tuotetta/palvelua oikean laatuisena. Leanin avulla tuloksia pystytään parantamaan muutamassa kuukaudessa jopa 50-90 %.

Lean on alun perin kehitetty Japanissa Toyotalla. Menetelmä keskittyy työntekijöiden kykyyn oppia, miten parantaa omaa työtään jatkuvasti pienissä askelissa. Aloitteet ja parantaminen lähtevät pääsääntöisesti työntekijöistä. Esimiehien tehtävänä on kehittää ihmisiä antamalla tilaisuus ymmärtää monimutkaisia kokonaisuuksia ja ratkaista ongelmia.

Lean-menetelmää käytetään nykyään maailmanlaajuisesti teollisuudessa, palvelualoilla ja julkisella sektorilla.

KSAOn ensimmäiset tulokset

KSAO valitsi ensimmäiset parannusalueet niin, että opiskelijat sekä henkilöstö pääsisivät mukaan toteuttamaan parannuksia ja kokemaan tulosten vaikutukset. Opettajat Tuija Kaitarinne-Kunnari ja Minna Parkko valittiin vetämään parannusprojekteja. Tuija ja Minna perehtyivät Lean-menetelmään ja Lean-projektien vetämiseen osallistumalla Lean ja Lean Six Sigma -koulutukseen. Tuijan ja Minnan ensimmäiset projektit olivat:

  1. HOKS-prosessi
  2. Jatkuva haku
  3. Valmistumisprosessi
  4. Muita projekteja ovat Lean 5S-projektit

1. HOKS-prosessi

Opiskelijoista, opettajista ja huoltajista koostuvan asiakasraadin kehitysideana oli opiskelijan polun selkiyttäminen ja nopeuttaminen. Kaizen-pajoissa oli mukana opiskelijoita ja henkilöstöä. Todettiin, että pullonkauloja ja hukkaa oli monessa kohdin. Tuloksena otettiin käyttöön orientaatiojakso, jonka aikana tiedotetaan opintojen aloitukseen liittyviä asioita, tunnistetaan ja tunnustetaan aiempi osaaminen, henkilökohtaistetaan opinnot ja toteutetaan nämä opintojen kannalta oikeaan aikaan oikeassa järjestyksessä. 

2. Jatkuva haku

HOKS-prosessin parantamisen yhteydessä opiskelijoilta sekä henkilöstöltä tuli viesti, että jatkuvan haun prosessi on hidas ja monimutkainen. Parantaminen aloitettiin Gemba-tyyppisesti selvittämällä jatkuvan haun prosessi askel askeleelta opiskelijan näkökulmasta ja pitämällä Kaizen-pajoja prosessiin osallistuvien opiskelijoiden ja henkilöstön kanssa. Tavoitteena oli lyhentää hakuprosessin läpimenoaikaa hakupäivästä ensimmäiseen HOKS-merkintään.  Prosessin läpimenoaika parani pilotissa 36%. Jatkuvan haun prosessia parannettiin järjestelemällä henkilöstön työtehtäviä ja määrittämällä etukäteen haastattelu-/soveltuvuuskoepäiviä riittävästi, yksinkertaistamalla ja nopeuttamalla työvaiheita, kouluttamalla henkilöstöä, ottamalla käyttöön opiskelijahallintosovelluksessa sähköisiä toimintoja, kuten esimerkiksi sähköinen haastattelulomake, sekä seuraamalla jatkuvan haun läpimenoaikaa tiimikohtaisesti.

3. Valmistumisprosessi

HOKS-prosessin parantamisen yhteydessä opiskelijoilta tuli viesti siitä, että todistuksen saaminen viipyy. KSAOssa päätettiin, että valmistumisprosessin läpimenoaika tulee olla vähintään 15 vrk, jotta arvioinnin tarkistamispyyntöaika 14 vrk täyttyy.  Tavoitteena oli saada valmistumisen läpimenoaika ja prosessi toimintatavoiltaan yhtenäiseksi kaikissa tiimeissä. Mittaus toteutettiin laskemalla vuorokausia viimeiseksi arvioidusta tutkinnon osasta todistuksen päivämäärään.

Valmistumisprosessia parannettiin määrittämällä etukäteen valmistumispäivät sekä päivät, jolloin suoritukset pitää viimeistään olla kirjattuna. Työnjakoa selkiytettiin eri toimijoiden kesken. Ensimmäisessä pilotissa valmistumisprosessi parani 6 %. Pilottimittauksessa todettiin, että läpimenoajassa on vielä parantamista, vaikka itse prosessi on selkiytynyt.

Parantamista jatketaan laatimalla sähköinen tarkistuslista Wilmaan, kouluttamalla eri toimijat ja seuraamalla läpimenoaikaa säännöllisesti.

4. Muita Lean-projekteja (5S)

Lean 5S-projekteja on ollut rakennusalalla, logistiikassa, matkailualalla ja talotekniikassa. Oppimisympäristöistä poistettiin hukkaa, lajiteltiin, siistittiin, järjesteltiin ja suunniteltiin, miten järjestystä ylläpidetään. Tuloksena oli pysyvät toimintatavat sekä opiskelijoiden että henkilöstön työturvallisuuden ja viihtyvyyden paraneminen.

Miten parannamme palvelujamme tästä eteenpäin?

Asiakaslähtöiset toimintamallit takaavat kaikille opiskelijoille yksilöllisen ja laadukkaan koulutuksen alasta riippumatta sekä tarvittavan ohjauksen ja tuen. 

Tulevaisuuden tavoitteena KSAOssa on tarjota työelämälle ammattitaitoisia työntekijöitä oikea määrä oikeaan aikaan.

Lisätietoja

Tuija Kaitarinne-Kunnari, 02061 55898, tuija.kaitarinne-kunnari@ksao.fi

Minna Parkko, 02061 57811, minna.parkko@ksao.fi

Päivitetty 4.3.2020